鏘鏘，Koko又要來推坑大家經營共享廚房了（咦！？）唉呀不是啦，是Ko發現好像很多公司經營「預約制」的生意，但似乎大多採用人工預約、手動對帳、人工寄發行前通知！！！！這實在太驚人了，因為這一切都會耗費大量時間！「預約制」的商模，應該是一個讓經營者能更善用時間及彈性生活的經營模式，如果把時間都耗費在大量的行政庶務，不就太可惜了嗎！？
所以，今天Ko要來介紹一下，如何讓「預約制的生意」避開「耗費大量時間的庶務坑」！其中，最棒的工具就是「線上預約平台」！會推荐Ko從第一年經營共享廚房就使用的平台，也會介紹他們的平台有哪些功能，可以讓經營者把時間省下來，把時間花在提升服務上，或是把時間拿去設計會員優惠方案>///<。
經營預約制生意，要注意的三個時間坑
預約制的服務非常多樣化，例如共享廚房（租借廚房場地及提供下廚聚會配套服務供大家一起下廚一起玩）、挖耳服務、寵物旅館、美甲服務、共享辦公室、運動中心的器材租借、羽球館租借等。整體而言，可概分為三大類：預約空間、預約人、預約器材。
而不論是哪一種類型的預約，都會遇到三件超花時間的事：
1、 時間庫存管理（盤點時段/建議時段）
預約就是賣時間，而我們管理的庫存不是貨品，而是「時段」：空間的時段、人的時段或是器材。時間庫存管理的重點包含：a. 盤點時段，並讓消費者知道哪些時段還能被租用；b. 建議租借時段。
傳統的方式包括：a. 透過客服確認時段並回應：讓消費者直接打電話詢問或線上客服詢問是否還可租借，全部人工處理。b. 提供線上預訂申請表單(常見的有google form），讓消費者可以先提出欲使用的時間，再由專人回覆。c. 頁面嵌入google calendar的預約日曆，讓消費者在詢問前，能夠先自行確認時段，再打電話詢問。而既有的一些預約平台例如pickone挑場地、spaceadvisor場地家，也大多採「消費者先提供欲租借的時段」，再由場地主回覆，或主動提案。
而這些既有的方法，在「盤點時段」部分，最後一哩還是皆需人工處理；在「建議租借時段」的部分，則是100%人工處理。也需要耗費大量人力，且較難即時預約，通常需要花費時間等待及確認。若你是一人公司，同時又需為客人服務，例如美甲，而同時又需要跟客人確認時間；那麼也很容易在您提供服務時，無法完成客服>’’<。因此，「時間庫存管理」對消費者及對經營者/客服人員而言，都是相當需要優化的流程！
2、金流管理（金流選項/對帳）
消費者付費管道有各自的習慣：信用卡、ATM轉帳、超商代碼繳費、現金、Line pay…等。目前，尚未串接平台者，大多以「ATM轉帳」作為主要的付款方式。然而，信用卡已是台灣消費者普遍的付款方式。若僅提供ATM轉帳選項，不只會增加催款頻率，也可能會稍稍降低消費者當下付款的衝動！此外，ATM轉帳需要人工對帳，增加不少行政負擔。若訂單量不大，也就算了。但開業的大家應該都希望訂單如雪花飄下，接都接不完。因此，怎麼能接受訂單不多，以及人工對帳呢！！！不該把時間浪擲在對帳呀！！！
3、行前通知寄送
預約制，最怕的幾件事之中，其一為「被放鳥」！也因此，提醒消費者記得來便成為一件重要的事。此外，像是露營營地租借等，抵達方式，或活動內容較複雜的服務項目，行前通知更是重要！行前通知包含了：時間、地點、交通、注意事項等。若全部手動處理也會耗費大量人工！！！
行政事務，需要更有效率地執行及管理
時間庫存管理、金流管理、行前通知寄送，這三個「時間殺手」在Ko一開始創業時吃掉我大量的時間！！！讓人崩潰！！畢竟一開始KOOK Living成立時，基本上只有Ko一個人包辦所有工作項目，舉凡買菜、備料、空間清潔、服務流程設計、客服……。因此，很快地就尋求「系統商」協助！選擇系統商，而不是選擇人力支援，主要是因為「沒有錢請人」XDDDD，但聘一個系統月付3000元上下，可能就能把工作量大幅減輕至我一個人可以負擔的！簡言之，聘一個系統，就可以少聘一個人！感覺CP值非常高呢！
我選擇的平台是TinyBook！！！（同一個系統商的另一個平台是TinyBot電商平台）。選擇TinyBook，主要原因是它的三大功能：即時預約日曆、線上金流收款、行前客戶通知！！有了即時預約日曆，讓消費者可以直接看哪天還有哪些時段有空檔，更可以直接點選預約！此外，更有「訂金機制」，讓客人可以自由選擇「僅付訂金」或「一次付清」，讓我們店家收訂金後比較有保障。而金流選擇包含了：信用卡、ATM轉帳、超商代碼繳費、Line Pay、現金。讓消費者可以輕輕鬆鬆選完時間就付費。
而他們更貼心地提供行前提醒，讓消費者不會忘記明天要來XD。而基本的訂單完成信則是一定有的！此外，我最愛的是「整合google calendar管理」。可以整合自己日常日曆，妥善安排自己每週、每月的排程！一寫到他們的功能，有點停不下來XD。
有興趣的人，都可以上他們的官網註冊試用喔！
預約系統推荐：TinyBook
最後，只想說一句：好的工具，可以讓創業省時省事！！各位創業者要好好守住自己的時間呀！！！
